Secondo la sua etimologia, questo termine deriva dal participio plurale del verbo latino “Agere” (fare) e si riferisce ad “Atti” . Si chiama Acta any document che è stato redatto durante una riunione o un'assemblea, e che è scritto da qualcuno che era presente a quell'incontro e dove si riflettono tutte le convenzioni e i trattati durante le stesse conclusioni.
La redazione del verbale consente la validità della riunione tenuta e, in caso di necessità, può servire come prova in caso di problemi.
Un record può descrivere tutto ciò che viene detto in una riunione, i risultati di concorsi, elezioni, ecc., Nonché i voti degli studenti, i risultati della lotteria, una celebrazione del matrimonio, tra gli altri. Normalmente una registrazione dovrebbe sempre riportare la data, il luogo e l'ora in cui è stata eseguita, oltre a una breve introduzione del motivo del suo completamento. Generalmente questi sono conservati o registrati in un libro minuti, in cui sono tutti i minuti realizzati durante un determinato periodo, e cronologicamente, tenendo conto che tutte le sue pagine devono essere numerate per mantenere un ordine.
Terminato l'incontro e terminato il verbale, tutti i partecipanti danno il via libera a tutto quanto contenuto nel verbale e procedono alla sua firma, ciascuno dei partecipanti deve firmare, lasciando così una certificazione del proprio intervento e accettazione di tutto ciò che vi è scritto.
