Il documento è la stampa su un qualche tipo di carta la spiegazione o la compilazione di informazioni che attestano pubblicamente un evento o confermano lo svolgimento di un'azione. Tutto può essere scritto in un documento, da una storia alla storia di un passato che è stato raccontato. Un documento serve fondamentalmente a preservare l'idea di ciò che è accaduto nel tempo, al fine di essere rivisto in seguito e servire come riferimento o parte di una storia.
Quando si tratta di istituzioni con caratteristiche di aziende con centinaia di documenti che percorrono i corridoi e le email, queste rappresentano un fondamentale modo di vivere incastonato nella necessità di comunicare e inviare dati attraverso questi strumenti che, come sopra indicato, vengono utilizzati per tenere traccia delle cose passate. In un'azienda la salvaguardia e la cura dei documenti che la costituiscono è vitale, poiché è importante tenere traccia di tutto ciò che viene elaborato e calcolato in essa attraverso questi documenti.
Un documento deve seguire una serie di regole e condizioni che devono essere rispettate da chi lo scrive, tra queste spicca l'uso corretto di un'ortografia accettabile, l'uso non corretto di un segno di punteggiatura potrebbe rappresentare un malinteso. Deve essere correttamente identificato per sapere da dove proviene e quale destinazione conduce. I documenti possono essere scritti a mano (scritti a mano), ma oggigiorno con il crescente boom della tecnologia, è comune fare documenti su un computer, per questo ci sono editor completi e semplici che rendono più facile l'esperienza di scrivere un documento.
Anche i documenti devono essere trasportati alle rispettive destinazioni, per questo abbiamo anche bisogno di uno strumento chiamato posta, attualmente viene utilizzato più di tutta la posta elettronica, che consiste nell'invio del documento e di altri tipi di file da Internet.
Inoltre, i documenti possono essere classificati come documenti primari, che sono quelli che contengono informazioni originali dell'autore e non sono stati sottoposti a trattamento o modifica da parte di un'altra persona diversa dal responsabile, nei documenti secondari, che saranno quelli che hanno ricevuto un trattamento e terziario, che sono quei documenti secondari a cui è stato applicato un trattamento.
