Si tratta semplicemente di una bozza di fattura che viene inviata a un acquirente con i dettagli specifici che verranno successivamente inclusi nella fattura originale per informare i dettagli e attendere la loro approvazione. La fattura proforma non è un documento comune, ma una dichiarazione dell'impegno del venditore a promuovere beni o servizi specifici per l'acquirente.
A differenza delle più note, queste fatture non sono registrate come crediti da parte del venditore né sono registrate come conti fornitori, cioè non fanno parte della contabilità di un'azienda in quanto tale. In sostanza si gioca il ruolo di un commerciale un'offerta o, se del caso, un progetto di fattura, essendo un accordo acquirente-venditore che si instaura come un impegno tra i due prima di fare l'accordo finale.
Un altro utilizzo che viene dato a questa fattura a livello commerciale è come voucher, che specifica un'operazione non ancora completata, poiché il cliente non ha ricevuto la merce o non l'ha pagata. Per dettagliare la differenza da una fattura ordinaria, la proforma chiarisce cosa si trova nello stesso documento oltre ad avere un'altra serie numerica o semplicemente non è numerata e non può essere sostituita da una ordinaria. Nell'area del diritto, questa fattura viene utilizzata come frase finale per consentire lo sviluppo di un procedimento legale. Da parte sua, nel commercio internazionale, questa fattura deve essere consegnata in dogana quando quella effettiva non è disponibile al momento della spedizione.
Ci sono due gruppi stabiliti nel caso della linguistica, che sono:
- Proforma pronominale: è la più conosciuta, serve per fornire una frase nominale o determinante se applicabile.
- Proforma non pronominale: nella nostra lingua tale concetto non esiste, tuttavia in italiano, francese o catalano viene usato. La funzione di questo è sostituire una frase preposizionale, a seconda della lingua, può avere differenze e particolarità.
I dati da riportare in detta fattura sono i seguenti:
- Data.
- Nomi.
- Motivi aziendali venditore-acquirente.
- Denominazione e quantità precisa della merce.
- Prezzo unitario e quantità di merce.
- Forma e condizioni di pagamento.
- Tipo di confezione.
- Termini di consegna della merce.
- Non è richiesta alcuna firma autorizzata.
- Detti dati potranno essere inseriti nella fattura commerciale una volta che l'ordine è stato confermato dall'acquirente.
