L' indicizzazione estraendo automaticamente i dati da un insieme di un particolare documento o testo esterno serve a fornire tutti i dettagli dello stesso. Questi dati possono provenire da testo, anche immagini e suoni. Questo processo viene effettuato tramite un programma informatico che sceglie gli elementi seguendo una serie di parametri precedentemente stabiliti. Questo processo non è altro che una classificazione con parole chiave o elementi chiave che facilitano la ricerca tra un ampio gruppo di elementi simili.
L'indicizzazione automatica è comune tra le organizzazioni che lavorano tra risorse umane e amministrative. Grandi quantità di informazioni devono essere classificate e classificate in una serie ordinata in modo che la sua posizione sia precisa sia per chi le richiede sia per chi mantiene il sistema.
L' archiviazione dei dati è fondamentale per qualsiasi organizzazione, non solo per mantenere uno storico, ma per avere un esteso supporto di sicurezza per garantire che il contenuto dei documenti sia veritiero e che in caso di smarrimento ci sia un backup per controllarlo.
Gli indicizzatori convertono il linguaggio controllato (descrittori e intestazioni di soggetto) dopo aver cercato e trovato i loro equivalenti nelle lingue di indicizzazione (thesaurus, elenchi di intestazioni di soggetto o elenco di descrittori alfabetici). In questo modo, questi descrittori o intestazioni di soggetto vengono utilizzati per memorizzare questi documenti in database o cataloghi e anche per il recupero per un successivo recupero. Pertanto, lo scopo generale dell'indicizzazione è l'archiviazione e il recupero delle informazioni.
