Il libro paga è lo strumento attraverso il quale un'azienda ha il compito di tenere tutte le registrazioni relative a pagamenti (stipendi, premi) e detrazioni per le prestazioni fornite dai dipendenti che lavorano in tale organizzazione in un periodo già stabilito. I libri paga sono di grande importanza per queste istituzioni finanziarie, poiché dipende da loro mantenere il controllo finanziario delle attività e delle passività delle società oltre a controllare le tasse da pagare su di esse.
Questo registro ha validità legale, in quanto contiene i dati fiscali (nome, indirizzo, codice fiscale, posizione del lavoratore, codice fiscale, anzianità, ecc.) Sia del lavoratore che dei dati fiscali dell'azienda.
Per poter preparare correttamente una busta paga, la procedura deve essere seguita passo passo, in generale i passaggi da seguire sono molto simili se vengono confrontati da un'azienda all'altra, per iniziare in busta paga il nome di tutti deve essere riflesso e ciascuno dei lavoratori appartenenti all'azienda, i loro pagamenti e le rispettive trattenute. I dati che devono essere inclusi in esso devono essere l'importo dello stipendioaddebitato da detto dipendente, la quantità di ore lavorate, che sarà suddivisa in ore regolari e ore di straordinario, dopodiché dovranno essere applicati i pagamenti per ogni ora lavorata, con conseguente maturazione del pagamento. Le detrazioni autorizzate (contributo previdenziale) devono essere registrate dopo l'importo che è stato generato, al fine di ottenere la differenza tra il maturato e le detrazioni.
Esistono diversi tipi di buste paga, classificate principalmente in base a due fattori, il periodo di tempo in cui vengono rilasciate e il tipo di personale dell'organizzazione.
A seconda del periodo di pagamento, possono essere classificate in buste paga settimanali, vengono emesse ogni 7 giorni, per prepararle è necessario tenere conto del numero di settimane che avrà il mese. Buste paga bisettimanali, vengono emesse ogni quindici giorni, di solito vengono cancellate il 15 e 30 di ogni mese, in America Latina questa è una delle forme di pagamento più frequenti da vedere. Infine, ci sono buste paga mensili sono quelle in cui il lavoratore percepisce il reddito pieno per le ore lavorate ogni 30 giorni.
Esistono due buste paga a seconda della tipologia di personale, le buste paga del personale dirigente, così chiamate perché si riflettono nei pagamenti dei dirigenti senior, in genere questo è solitamente riservato poiché gli importi che vengono gestiti sono cifre elevate. Il secondo è il libro paga generale, è quello dove si trovano i pagamenti e le detrazioni dei lavoratori e del personale amministrativo delle aziende.
