L'etimologia della parola Archivio deriva dal latino "Archivum" che significa "residenza dei magistrati". Oggigiorno la parola file è designata per riferirsi al sito o alla destinazione in cui vengono archiviati e conservati documenti che potrebbero essere creati da persone o istituzioni e per questo motivo i file possono essere privati o pubblici.
Lo scopo fondamentale di qualsiasi archivio è quello di poter disporre di documenti archiviati, ordinati e classificati, in modo che quando è necessario ricercarli, possano essere trovati in modo efficiente e veloce.
Nel mondo dell'informatica, il termine file (o file, dalla lingua inglese) è comunemente usato per riferirsi a un insieme di dati o informazioni digitali basate su "bit o informazioni binarie" che possono essere salvati e successivamente utilizzati per mezzo di applicazioni esistenti sul computer o qualsiasi altro dispositivo tecnologico. Un file del computer è memorizzato sul disco rigido del computer e consiste in un nome e l'estensione della cartella che lo contiene (esempio: nomefile.ext).
Tieni presente che i file non vengono memorizzati tutti allo stesso modo sui computer, un file di testo viene salvato in modo diverso da un'immagine, un video o un file musicale; Lo spazio che occupano sul disco rigido non è lo stesso, poiché i loro contenuti sono diversi. Il vantaggio dei file digitali è che possono essere spostati, copiati, eliminati, modificare la loro posizione, ecc. Dai nostri computer, possono anche essere condivisi , ad esempio, dai social network ed essere inviati tramite e-mail.
Tuttavia, si deve tenere conto che gli archivi hanno fatto parte della storia dell'umanità da quando ha iniziato a registrarne la vita, poiché i dati o i documenti più importanti sono sempre stati conservati in archivi fisici, poiché non c'erano la tecnologia che hai oggi. Questi documenti erano conservati in grandi magazzini, scatole o scaffali. Anche se uno dei suoi maggiori svantaggi è che nel tempo il deterioramento della carta è inevitabile e perde tutto il suo contenuto. Anche così, non possiamo dimenticare che ci sono molti libri e documenti fisici che hanno un valore storico emblematico e per questo cercheremo sempre di conservarli nelle migliori condizioni possibili.
